Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
CLASES DE ARCHIVO
Archivo de Gestión: Se conservan todos los documentos recibidos o generados por la Dependencia, que se regirá por las presentes disposiciones de la institución y los establezca en materia de archivo emanado por el Archivo General de la Nación.
Archivo Central: Está conformado por la documentación trasferida de los archivos de gestión que por razones administrativas o legales deben reposar en el archivo central de la Alcaldía Municipal hasta que pierdan su valor primario
Archivo Histórico: A este archivo se trasfiere desde el Archivo Central la documentación que por decisión del comité de Archivo, debe conservarse permanente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Según La ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos, define como la Gestión Documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La Gestión de Documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
Un Programa de Gestión Documental, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos un sistema de información para el Programa de
Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa.
Mencionaremos unos de los objetivos principales de la Gestión Documental:
- Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz
- Manejo integral de la información
- Agilizar los procesos
- Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna
- Simplificación de trámites
El Archivo Municipal está ubicado en la Calle 4ª con Carrera 5ª barrio centro del municipio de Carmen de Apicalá – Tolima.